Сергей, владелец строительной фирмы, деятельность только началась, первый тендер на фирму оформили. Не долго думая, Сергей принял решение нанять удаленного бухгалтера для ведения учета и сдачи отчетности, потому что задач было не много, а тратиться на зарплаты, больничные и отпуска не хотелось.
Найденный бухгалтер "все контролировал", но, как выяснилось позже, не сдал вовремя декларацию по НДС за первый квартал. Крайний срок — 25 апреля, о том, что отчет не сдан, узнали в середине июля. Штраф — 5% от суммы налога в месяц, налог — 100 000 рублей, пришлось внепланово расстаться с 15 000. Бухгалтер исчез и не выходил на связь.
Итак, чтобы избежать подобных проблем, нужно знать : - Как найти надежного удаленного бухгалтера
- Как оформить договор
- Как не допустить утечки информации
- Как ставить задачи и контролировать их выполнение
- Какую ответственность несет удаленный бухгалтер
- Сколько стоят услуги удаленного бухгалтера
Как найти надежного удаленного бухгалтера? Если это периодически приходящий бухгалтер-фрилансер, надо проверить: образование, резюме, наличие опыта работы с компаниями из вашей сферы, квалификацию.
Как это сделать:
- протестировать с помощью бесплатных тестов из интернета. Проводить тесты должен обязательно бухгалтер, который сможет корректно оценить результаты.
- привлечь аудитора, который проверит квалификацию потенциального бухгалтера, цена вопроса - до 3 000 рублей.
- запросить сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации. Хороший бухгалтер не стоит на месте и постоянно прокачивает свои знания и навыки.
Если выбираете аутсорсинговую компанию:
- найдите отзывы, желательно не только с корпоративного сайта.
- посмотрите на стиль общения менеджера: как быстро отвечает, вовремя ли перезванивает и отправляет обещанные документы, есть ли вопросы, на которые он затрудняется ответить.
- уточните, есть ли у компании опыт работы с предпринимателями из вашей сферы.
- узнайте, проходят ли сотрудники курсы повышения квалификации и периодические аттестации с участием независимых аудиторов.
- спросите о финансовых гарантиях. Если они есть, значит компания уверена в квалификации своих сотрудников и подтверждает, что риск ошибок минимален.
Дальше уже можно сравнивать компании-претенденты по цене и наличию спецпредложений.
Как оформить договор? С кем бы вы ни работали, договор должен быть обязательно. Обсудите все детали с бухгалтером и проверенным юристом.
Обязательные пункты договора с бухгалтером на удаленном доступе:
- цена, сроки и порядок оплаты оказанных услуг;
- перечень услуг, включенных в стоимость;
- список отчетности в контролирующие органы и сроки их сдачи;
- перечень документов для предоставления бухгалтеру, с указанием сроков;
- ответственность бухгалтера за невыполнение обязательств, несоблюдение сроков и наличие ошибок;
- соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
Как не допустить утечки информации? У бухгалтера есть доступ к финансовой отчетности, информации о сделках и документам компании, а значит, теоретически он может продать эти данные конкурентам. Как исключить этот риск?
- узнать, является ли подрядчик оператором персональных данных, собирает и хранит ли их в соответствии с 152-ФЗ;
- использует ли он надежные дата-центры, которые соответствуют государственным стандартам и международным требованиям сертификаций по информационной безопасности (ISO 27001 Information security management systems)
- каким протоколом для передачи данных через интернет пользуется;
- подписывает ли каждый сотрудник соглашение о неразглашении.
Как ставить задачи и контролировать их выполнение? Если речь о бухгалтере-фрилансере, вариантов два. Доверять. Или проверять, постоянно уточняя, как идут дела.
Если выбираете аутсорсинговую компанию, вариантов все так же два, но компаниям проще сделать процесс прозрачным для клиента:
- виртуальный личный кабинет;
- автоматически формирующиеся отчеты;
- взаимозаменяемость сотрудников в случае болезни;
- многозадачность: одновременно может выполняться несколько задач несколькими специалистами-профессионалами;
- автоматический контроль сроков сдачи отчетов в контролирующие органы и выполнения других ключевых задач.
Какую ответственность несет удаленный бухгалтер? Претензии налоговой, заблокированные счета, административная и уголовная ответственность - главные, но не единственные проблемы, которые может оставить после себя недобросовестный бухгалтер.
Зачастую бизнесмены "не лезут" в бухгалтерию, а потом хватаются за голову. Штрафы, пени, доначисления. А бухгалтер тем временем не выходит на связь и базы все заблаговременно уничтожил или даже не вел. Ситуация очень распространенная.
Избежать ошибок на 100% не получится, но кто должен нести ответственность за них?
Если речь идет о приходящем бухгалтере, ответственность за срыв сроков и ошибки должна быть определена в договоре.
Если выбираете аутсорсинговую компанию. Компании, уверенные в качестве своих услуг и дорожащие репутацией, предлагают страховку от ошибок. Если по вине сторонних бухгалтеров бизнесмен понес убытки - возмещать их должна компания-аутсорсер.
Сколько стоят услуги удаленного бухгалтера? Стоимость услуг зависит от:
- организационно-правовой формы компании;
- количества основных средств;
- режима налогообложения;
- количества сотрудников;
- выручки;
- количества документов;
- количества хозяйственных операций;
- количества операций по расчетному счету.
Стоимость услуг приходящего бухгалтера варьируется от 10 000 до 40 000 рублей в месяц.
В случае работы с аутсорсинговой компанией есть возможность выбора разных тарифов обслуживания. Но все тарифы включают основные базовые услуги:
- внесение данных в специализированную бухгалтерскую программу, их систематизация и обработка;
- сдача отчетности в контролирующие органы;
- подготовка документации по всем хозяйственным операциям компании в соответствии с законодательством;
- расчет заработной платы, ведение кадрового учета предприятия;
Стоимость бухгалтерского обслуживания у компании-аутсорсера: от 6 000 рублей в месяц.
©️ Любое копирование возможно только с указанием ссылки на ресурс Бухгалтерия.com.